En un post anterior contábamos las medidas de digitalización que hemos tomado en Grupo Sociedad Azucarera Larios para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes y proveedores.
Pero también hemos adoptado otras medidas de digitalización de carácter interno para que nuestros procedimientos de trabajo sean más fluidos y reviertan de lleno en la calidad de la atención y servicio a nuestros clientes. Adoptar estas medidas nos posibilita optimizar nuestra organización siendo más eficientes y sostenibles.
Algunas de estas medidas son:
· Gestión y conservación de la información mediante servidores internos y servidores en la nube, esto nos evita tener archivos en papel e imprimir menos documentos, y un acceso a la información más fácil por parte de las personas autorizadas para ello.
· Realización de auditorías de ciberseguridad periódicas a través de las cuales conocemos el estado de nuestros archivos digitales y los riesgos a los que nos enfrentamos. En función de los resultados de las auditorías decidimos modificar sistemas de seguridad ante ciberataques, filtraciones de datos, pishing, ransomware etc.
· Robotización de procesos administrativos: este es uno de nuestros principales objetivos en el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015. El objetivo principal es tratar de robotizar la mayor parte de las tareas administrativas que sean repetitivas. De esta forma, nuestro personal podrá dedicar ese tiempo para revisar esos procesos y mejorar así la productividad de la empresa.
· Formación periódica a los trabajadores en herramientas tecnológicas para la mejora de las habilidades en el desempeño de sus funciones.
· Portal del empleado para trámites: hemos desarrollado un portal interno donde todo el personal puede hacer gestiones online tales como petición de vacaciones y permisos, liquidación de gastos de viajes o reserva de recursos internos como por ejemplo salas de reuniones, coches de empresa o portátiles para reuniones fuera de la compañía.
Esto contribuye a reducir el número de errores, mejorar la gestión de los recursos internos, tanto departamentales como empresariales.
· Desarrollo de una plataforma propia para realización de vídeo conferencias lo cual nos permite tener reuniones online en cualquiera de nuestras sedes y por supuesto con externos. Este desarrollo propio supone un coste para la empresa, pero nos permite tener una mejor comunicación y de mayor calidad en las conexiones, así como un mayor control de la información al no utilizar plataformas gratuitas como Teams, Zoom etc.
· Teletrabajo mediante acceso secularizado a VPN. Tras la pandemia muchas empresas tuvieron que implantar el teletrabajo de una manera urgente y tomar medidas rápidas para conseguir seguir funcionando en dicha situación de crisis. Al disponer de la herramienta de teletrabajo mediante VPN, en un caso de emergencia o fuerza mayor, nuestros empleados podrían continuar desarrollando su actividad en remoto con total normalidad, sin que la empresa tenga que realizar cambios muy significativos en su forma de trabajar y además con total seguridad, ya que a través de la conexión VPN la información es segura y está protegida.
· Políticas de reducción de papel, otro de los objetivos de nuestro Sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2015, haciendo al Grupo Sociedad Azucarera Larios más sostenible. Nuestras medidas para implantar una política de papel cero se basan en:
- Almacenado digital de documentos recibidos mediante correo electrónico y plataformas digitales
- Facturas digitales, no impresas
- Escaneado y gestión documental de todos los documentos, evitando el almacenamiento de papel de forma física.
El propósito de esta política es unificar los flujos de información que se generan en el negocio, con el fin de mejorar la comunicación entre departamentos y, sobre todo, poder automatizar la gestión de los procesos administrativos de manera integral.
Además, el ahorro de tiempo y de costes es directamente proporcional ya que nos permite automatización de tareas con la consiguiente disminución de errores al evitar la entrada manual de datos en algunos procesos. Y un ahorro de costes en cuanto a material de oficina tales como archivadores, papel, y ahorro del espacio que esto consume dentro de nuestra oficina.
Digitalizar documentos, también lleva implícita una mayor seguridad, protegiendo los documentos de incendios, deterioro, extravío o archivo erróneo de documentos…
Para tomar estas medidas, hemos invertido en herramientas informáticas de gestión documental y en ciberseguridad, así como en la formación a nuestros empleados para la implantación de estas nuevas medidas.
En Grupo Sociedad Azucarera Larios somos conscientes de las mejoras que esto supone para nuestra compañía y para la sociedad, por lo que seguiremos avanzando e innovando en el campo de la digitalización.
